Offerte maken

Hoe maak je een goede offerte?

Volgens het woordenboek is een offerte ‘een voorstel tot het aangaan van een overeenkomst, dat zijn kracht verliest door tijdsverloop of herroeping’. Zeker bij grote of langdurige opdrachten is het belangrijk dat je zo’n voorstel maakt. Door een offerte te maken en deze te laten ondertekenen, zijn alle afspraken over de opdracht voor zowel jouw als jouw klant duidelijk. Maar hoe maak je als zzp’er een goede offerte? In dit artikel leggen wij stapsgewijs uit waar een goede offerte aan moet voldoen.

Tip!  Vergelijk en vind online boekhoudprogramma's (waarvoor boekhoudkennis niet nodig is). Ideaal voor ZZP.

Uitgelicht: Slimmer jouw offertes maken

Welke gegevens moet je in een offerte zetten?

Anders dan bij een factuur zijn er geen (wettelijke) voorschriften waar een offerte aan moet voldoen. Toch bestaat iedere offerte uit een aantal vaste onderdelen. En onthoud daarbij: hoe concreter jij bent in jouw offerte, des te kleiner het risico dat er tijdens de opdracht discussie ontstaat over gemaakte afspraken of dat je later te maken krijgt met incomplete of achterstallige betalingen. Een goede offerte is dan ook niet compleet zonder:

  • jouw bedrijfsgegevens;
  • de gegevens van de prospect;
  • de datum waarop je de offerte verstuurt;
  • een offertenummer;
  • een samenvatting van de gevraagde werkzaamheden;
  • jouw uurtarief of de totale prijs voor de opdracht (met daarbij duidelijk vermeld of dit inclusief of exclusief btw is);
  • de geldigheidsduur van de offerte;
  • optioneel: een planning.

Tip: bekijk voorbeelden van een offerte

Algemene voorwaarden in de offerte opnemen

Verder is het verplicht om jouw algemene voorwaarden in de offerte op te nemen. Zo weet de prospect (aanvrager) waar hij aan toe is en voorkom je eventuele conflicten over bijvoorbeeld de betalingstermijn van jouw facturen of aansprakelijkheid.

De offerte personaliseren

Een offerte is veel meer dan een prijsopgave. Boven alles moet jouw offerte duidelijk maken dat je de vraag van de prospect begrijpt en dat jouw dienst of product het juiste antwoord op zijn of haar vraag is. Daarom is een goede offerte ook altijd persoonlijk. Omschrijf als het even kan de situatie van de prospect en de voordelen die het oplevert als hij of zij voor jouw dienst of product kiest. Dit kan bijvoorbeeld in de inleiding of in het begeleidend schrijven. Ook is het goed om in deze tekst te refereren aan eerdere (telefoon)gesprekken of e-mails.

Tips om jouw offerte te personaliseren

  • Noteer tijdens een gesprek met de prospect quotes van de prospect. Je kunt ook quotes uit een e-mail overnemen. Zijn of haar exacte woorden zijn essentieel voor herkenning.
  • Selecteer tijdens het maken van jouw offerte de belangrijkste quotes en gebruik deze letterlijk in de tekst. Hiermee laat je zien dat de vragen van de prospect naadloos aansluiten op jouw aanbod. Dit maakt jouw offerte extra overtuigend.

Tools om offertes mee te maken

Voorbeeld van een offerte-sjabloon in Word
Nu jij weet waar een goede offerte aan moet voldoen, is het ook handig om te weten hoe je een offerte kunt maken. Oftewel: welke tools je voor het maken van jouw offertes kunt gebruiken. Uiteraard kun je voor Word kiezen en hiermee gratis jouw offerte mee opstellen. Ook zijn er verschillende online offerteprogramma’s te vinden en kun je in veel boekhoudprogramma’s offertes maken die je bij, of na opdracht direct kunt omzetten in een factuur, heel handig en hiermee bespaar je een hoop tijd, dus geld. Aan jou de keuze wat jij makkelijk vindt!

Populaire software voor zzp

Alle boekhoudsoftware vergelijken

Boekhoudprogramma speciaal voor zzp'ers en freelancers

Eenvoudig boekhouden voor iedere zzp! Ontdek & ervaar het gemak van een